Manter a documentação digital da sua empresa segura e bem gerenciada exige uma solução eficiente e moderna. Em muitos casos, ferramentas de armazenamento gratuitas não são o suficiente, sobretudo com o cuidado que documentos sensíveis, como RG e CPF, exigem. De olho nessa necessidade do mercado, a hypeone, label de Criatividade e Produtos Digitais da NEO, desenvolveu e comercializa a solução GetDoc, uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos que permite às empresas realizarem o armazenamento e o manuseio de um alto volume de dados, com confiabilidade e segurança na autenticidade da documentação digital.
De acordo com Leonardo Sepulcri, Diretor de Inovação da hypeone, o GetDoc é um sistema eficiente e simples para desenvolver todos os processos relativos ao gerenciamento de documentos digitais. “Foi-se o tempo em que a digitalização e a gestão da documentação digital se resumiam somente à tecnologia de armazenamento. Hoje, é preciso controlar os processos que cercam esses documentos, trazendo mais produtividade e segurança de ponta a ponta. Isso porque, para que sejam automatizados com eficiência, os processos dependem de uma coordenação e integração mais abrangentes. Dessa forma, a gestão eletrônica de documentos, quando munida de comunicação e integração, soluciona problemas e agiliza operações”, declara.
O GetDoc possibilita extrair informações de textos escaneados de forma automática, examinando o documento e transcrevendo-o em código que pode ser armazenado em um ambiente virtual. Com o suporte das melhores tecnologias do mercado, constrói junto ao usuário um novo modelo de negócio, mais competitivo e produtivo por meio de facilitações que otimizam o tempo e aumentam a produtividade.
A esteira de desenvolvimento do GetDoc trabalha em cinco etapas, o que faz com que as demais fontes de dados integradas à plataforma GetDoc tornam-se escaláveis e adaptáveis, tudo de acordo com a necessidade do seu modelo de negócio. Na Recepção, é feita toda a identificação e a checagem de documentos. Na Triagem, acontece o processo OCR (Optical Character Recognition), que permite extrair a informação de blocos de texto de documentos escaneados. Na etapa Dispatch, é definido o controle do SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço), de forma a garantir prazos e mitigar ao máximo as redundâncias, enviando e distribuindo os documentos com total agilidade. Na etapa de Atendimento, o GetDoc permite estabelecer um workflow e comunicações padronizadas entre as equipes, com o registro das ações executadas para que todos coordenem os processos de atendimento e permitindo a análise dos pontos de melhoria em busca do constantemente aprimoramento. Por fim, na etapa de Conclusão, com todo o processo devidamente registrado, são monitorados os indicadores chave de performance, possibilitando que a gestão de documentação digital possa manter-se em um ciclo progressivo e, consequentemente, estabelecendo novos padrões de atendimento.
As principais funcionalidades da plataforma GetDoc são baseadas em Inteligência Artificial (IA), a fim de potencializar a produtividade e a segurança da informação das empresas. Nesse sentido, o GetDoc possibilita aos gestores a visão e o controle necessários para sua administração, incluindo a documentação digital, por meio de funcionalidades como: visão e controle completo da sua operação; distribuição automática e especializada de processos; visão de todas as tratativas de processos; controle de SLA; captura de documentos; relatórios; e sistema antifraude.
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